ここまで進化した！複合機の最新機能紹介
最新の複合機には多彩な機能が満載です。
これらの機能を使いこなさなければせっかくの最新の複合機も宝の持ち腐れとなってしまいます。
最近は会社に必ず一台は設置されている複合機。複合機とは単なるコピーマシンではありません。
複合機の使い方を知ることで、業務効率も大幅に上がるはずです。
複合機のベーシックな機能から、応用的な使い方まで一挙にご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
複合機を使用している人は必読です。
目次
1.複合機のベーシックな機能
複合機にて一番使う機能は、文書のコピーでしょう。
単純に１枚の文書をコピーするだけであれば、スキャン部分のガラスの上に文書を置いてスタートボタンを押すだけですが、時には大量の文章をコピーすることもあります。
そんな時には、自動紙送り機能を使用するのがベスト。現在の複合機であれば、上部にシートフィーダーがついています。そこに大量の文書を置いてスタートボタンを押せば、紙を１枚ずつ送り出し、自動的に大量コピーをしてくれます。
その際には、最新の複合機であれば、片面印刷の文書を自動的に両面印刷にしてくれる機能もあるため紙の節約になります。なお、両面印刷の文書をコピーすることも可能です。
最近は、電子メールでのやり取りが増える傾向になっています。文書をPDFに変換したいこともあるのではないでしょうか。最新の複合機では、文書をTIFFやPDFにしてくれることも可能です。なお、機種によってはJPEGなどに変換もしてくれます。
また、現在は複合機をプリンターとしても使用することが可能となっています。複合機をネットワークに接続することで、パソコンから複合機にデータを送ることができるのです。一般的にはパソコンから複合機にプリントを行うと、複合機の「ドキュメントボックス」というところに文書がたまります。
複合機の「ドキュメントボックス」のボタンを押して自分の文章を選びスタートボタンを押すだけでプリントすることが可能になっています。また、最新の複合機には大型のLCDパネルが装備されていますので、LCDパネルにサムネイルを表示させることで自分の文書であるかどうかも確認が可能です。
また、最新の複合機となると、紙ベースの文書を電子データ化する機能も搭載されています。これは、手書きで書かれた文章や表などを、マイクロソフトWordやExcelデータに変換してくれるものです。この機能を利用すると、紙に書かれた数字や文書などをパソコンですぐに使えるデータに変換してくれます。
2.複合機の応用的な使い方
最新の複合機では、複合機をネットワーク経由にて社内サーバーやクラウドシステムに接続することで利便性が大きく高まります。サーバーやクラウドに文書を登録することで、同じ機種の複合機を持っている離れた地域の人もその文書を閲覧したり印刷したりすることが可能となります。
例えば東京に本社があり、北海道や九州などに支店があった場合は、東京の本社にて登録した文章を即時に北海道や九州などの支店とデータの共有が可能となります。
このシステムを利用すると、会議なども資料を即座に配布できるようになり円滑に進めることが可能となります。紙文書として共有することも可能ですし、PDFなどの電子データとしての共有も可能なので、支店でもパソコンにデータの表示ができ、無駄な印刷物を出さなくてもすむようになります。
また、プリンターとして使用する場合に、自分のプリントアウトしたデータを他の人がプリントアウトしてしまうこともよくあることです。これではセキュリティー上問題があります。
そこで、最近の複合機では、社員一人ひとりがICカードを持ち、自分の印刷した文書はICカードを複合機にかざすことで、当人しか印刷できないという機能もついています。
なお、複合機のランニングコストとしては、トナーが一番かかります。特にカラートナーは高額になっています。そこで、複合機では、人ごとに印刷機能に制限がかけられるようになっています。
例えば、一般社員はモノクロ印刷のみと制限をかけ、カラー印刷が必要な社員だけカラー印刷が可能な設定にすることも可能です。この機能を使用するだけで、ランニングコストは劇的に下がります。
3.まとめ
今回は、複合機のベーシックな機能から、応用的な使い方に至るまでご紹介してきました。
複合機には「複合」と言われるがゆえ、多彩な機能が搭載されています。特に、最近の仕事はパソコンを使用した仕事が増えている傾向です。複合機を上手に活用して紙ベースの資料を電子データとすることはとても大切な機能です。
また、電子メールでのやり取りが普及している中、文書をPDFなどの電子データにすることも大切な機能となっています。紹介した機能をフル活用して業務効率を上げてみましょう。